Hướng dẫn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Một số đơn vị gặp khó khăn trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng. Một số đơn vị do không nắm được các quy định của luật hiện hành, do đó khiến khoản chi này bị loại bỏ khỏi chi phí, làm ảnh hưởng đến lợi nhuận chung. Để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, trong bài viết này, GIATHUECANHO sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán theo quy định hiện hành. 

Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng

Đảm bảo giấy tờ theo quy định

Đảm bảo giấy tờ theo quy định

Khi tiến hành hạch toán bất cứ loại chi phí nào, bạn cũng cần đảm bảo đó là khoản phát sinh hợp lý, đúng theo quy định. Theo đó, các khoản chi thuê văn phòng này cần đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

  • Trường hợp thuê văn phòng của công ty: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng thuê nhà…
  • Trường hợp thuê văn phòng của cá nhân: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
  • Hợp đồng của bên nộp thuế cần phải có thêm các thông tin chứng từ nộp tiền thuế. (Do cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ)

Đối với hợp đồng thuê văn phòng có giá trị trên 20 triệu đồng, cần lưu ý:

  • Thuê của công ty (Có hóa đơn): Bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản
  • Thuê của cá nhân (Không có hóa đơn): Có thể thanh toán bằng tiền mặt, không cần phải chuyển khoản.

Các bước hạch toán khoản chi phí thuê văn phòng

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, bạn tiến hành hạch toán chi phí thuê văn phòng theo các bước sau: 

Trường hợp 1: Thanh toán bằng hình thức trả trước

Dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê văn phòng… hạch toán chi phí như sau:

  • Nợ TK 331 
  • Có 111, 112

Trường hợp 2: Thanh toán hàng tháng có hóa đơn

Tùy vào mục đích thuê nhà, phục vụ cho bộ phận nào và cách thanh toán, tiến hành hạch toán:

  • Nợ TK 154, 627, 641, 642 … 
  • Có TK 331,111, 112 

Trường hợp 3: Thanh toán tiền mặt hoặc được nhận hóa đơn

Tùy từng trường hợp sẽ có cách hạch toán khác nhau

Tùy từng trường hợp sẽ có cách hạch toán khác nhau

Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng của GIATHUECANHO trong trong 6 tháng nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6, công ty A tiến hành thanh toán và GIATHUECANHO xuất hóa đơn. 

Cách hạch toán như sau:

  • Nợ TK 154, 627, 641, 642 … 
  • Có TK : 335 

Sau khi công ty A thanh toán hoặc nhận được hóa đơn:

  • Nợ TK 335
  • Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
  • Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn) 

Trường hợp 4: Thanh toán trước nhiều kỳ

Ví dụ: Công ty A thuê nhà của GIATHUECANHO trong 6 tháng và thanh toán toàn bộ vào tháng 1. Hạch toán như sau:

  • Nợ TK 242: Tổng số tiền.
  • Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT)
  • Có TK: 331,111, 112:

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước. Tùy theo mục đích sử dụng để đưa vào tài khoản khác nhau. Cách hạch toán như sau: 

  • Nợ TK 154, 627, 641, 642 …
    • Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý): TK 642, 6422
    • Thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 62
    • Thuê nhà để bán hàng (bán hàng): TK 641, 6421
  • Có TK 242 

Xem thêm:

Văn phòng ảo là gì?
Container văn phòng là gì?

Ví dụ thực tiễn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, GIATHUECANHO sẽ đưa ra ví dụ với những con số cụ thể như sau: 

Ví dụ thực tiễn

Ngày 11/11/2019, công ty Xuyên Việt Media ký hợp đồng thuê văn phòng của GIATHUACANHO. Thời gian thuê là 12 tháng, mỗi tháng thanh toán 10 triệu đồng, hợp đồng có giá trị 120 triệu đồng. Trên hợp đồng ghi rõ mục đích sử dụng là thuê làm văn phòng. 

Trong ngày 11/11/2019, công ty Xuyên Việt Media tiến hành thanh toán cho GIATHUECANHO 10 triệu đồng. Đến ngày 17/11/2019, hai bên hoàn thành thủ tục pháp lý, Xuyên Việt Media thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng là nhà: 110.000.000.

Đồng thời, công ty nộp thuế thay đơn vị cho thuê, số tiền thuế phải nộp bao gồm thuế môn bài: 300 ngàn đồng; thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng; Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng. Tổng cộng là 12.3 triệu đồng. 

Tiến hành hạch toán chi phí

Hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng theo quy định để được giảm thuế

Hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng theo quy định để được giảm thuế

Cách hạch toán chi phí tiền thuê văn phòng như sau: 

Ngày 1/1/2017, hạch toán khoản trả trước dựa theo hợp đồng, phiếu chi: 

  • Nợ TK 331: 10.000.000
  • Có TK 111: 10.000.000 

Ngày 5/1/2017, sau khi Xuyên Việt thanh toán nốt số tiền trong hợp đồng:  

  • Nợ TK 331: 110.000.000
  • Có TK: 111, 112: 110.000.000

Dựa vào chứng từ thanh toán:

  • Nợ TK 242: 120.000.000
  • Có TK 331: 120.000.000

Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay đơn vị cho thuê:

  • Nợ TK 642 (242): 12.300.000
  • Có TK 111, 112: 12.300.000

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96) Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Phân bổ vào chi phí hàng tháng:

  • Nợ TK 642: 10.000.000 (Mục đích thuê làm văn phòng “Quản lý”)
  • Có TK 242: 10.000.000

Trên đây là các bước hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới cập nhật năm 2019. Hy vọng với những thông tin hữu ích của GIATHUECANHO sẽ giúp bạn đọc nắm rõ và chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, chứng từ để thuận lợi cho việc hạch toán chi phí. 

Thông tin liên lạc:

  • Website chính thức: https://giathuecanho.com
  • Địa chỉ: Số 1 Ung Văn Khiêm – Phường 25 – Quận Bình Thạnh – TP.HCM
  • Hotline: 0981.041.694