Bạn đang có văn phòng kinh doanh và đang chưa biết hạch toán chi phí thuê văn phòng vào đâu và cách làm như thế nào? Điều này nếu không cẩn thận sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của công ty bạn. Vì thế, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, trong bài viết này, GIATHUECANHO sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán tiền thuê nhà theo quy định hiện hành. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để hạch toán tiền thuê nhà như một hình thức quản lý tài chính gia đình.
Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng
Đảm bảo giấy tờ theo quy định để hạch toán cho thuê văn phòng
Khi tiến hành hạch toán bất cứ loại chi phí nào, bạn cũng cần đảm bảo đó là khoản phát sinh hợp lý, đúng theo quy định. Theo đó, các khoản chi thuê văn phòng này cần đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
- Trường hợp thuê văn phòng của công ty: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng thuê nhà…
- Trường hợp thuê nhà của cá nhân làm văn phòng: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
- Hợp đồng của bên nộp thuế cần phải có thêm các thông tin chứng từ nộp tiền thuế. (Do cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ)
Đối với hợp đồng thuê văn phòng có giá trị trên 20 triệu đồng, cần lưu ý:
- Thuê của công ty (Có hóa đơn): Bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản
- Thuê của cá nhân (Không có hóa đơn): Có thể thanh toán bằng tiền mặt, không cần phải chuyển khoản.
Các bước hạch toán khoản chi phí thuê văn phòng
Nếu bạn chưa biết chi phí thuê văn phòng hạch toán vào đâu? Thì sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, bạn tiến hành hạch toán chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng theo các bước sau:
Trường hợp 1: Thanh toán bằng hình thức trả trước
Dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê văn phòng… hạch toán trả trước tiền thuê nhà như sau:
- Nợ TK 331
- Có 111, 112
Trường hợp 2: Thanh toán hàng tháng có hóa đơn
Tùy vào mục đích thuê nhà, phục vụ cho bộ phận nào và cách thanh toán, tiến hành hạch toán:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 …
- Có TK 331,111, 112
Trường hợp 3: Thanh toán tiền mặt hoặc được nhận hóa đơn
Tùy từng trường hợp sẽ có cách hạch toán chi phí thuê nhà xưởng, văn phòng khác nhau
Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng của GIATHUECANHO trong trong 6 tháng nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6, công ty A tiến hành thanh toán và GIATHUECANHO xuất hóa đơn.
Cách hạch toán như sau:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 …
- Có TK : 335
Sau khi công ty A thanh toán hoặc nhận được hóa đơn:
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
- Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)
Trường hợp 4: Thanh toán trước nhiều kỳ
Ví dụ: Công ty A thuê nhà của GIATHUECANHO trong 6 tháng và thanh toán toàn bộ vào tháng 1. Hạch toán như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền.
- Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT)
- Có TK: 331,111, 112:
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước. Tùy theo mục đích sử dụng để đưa vào tài khoản khác nhau. Cách hạch toán như sau:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 …
- Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý): TK 642, 6422
- Thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 62
- Thuê nhà để bán hàng (bán hàng): TK 641, 6421
- Có TK 242 +
Xem thêm: Mẫu lời chúc khai trương công ty hay và ý nghĩa nhất không nên bỏ qua
Ví dụ thực tiễn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng
Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn về cách hạch toán tiền thuê văn phòng, GIATHUECANHO sẽ đưa ra ví dụ với những con số cụ thể như sau:
Ví dụ thực tiễn
Ngày 11/11/2019, công ty Xuyên Việt Media ký hợp đồng thuê văn phòng của GIATHUACANHO. Thời gian thuê là 12 tháng, mỗi tháng thanh toán 10 triệu đồng, hợp đồng có giá trị 120 triệu đồng. Trên hợp đồng ghi rõ mục đích sử dụng là thuê làm văn phòng.
Trong ngày 11/11/2019, công ty Xuyên Việt Media tiến hành thanh toán cho GIATHUECANHO 10 triệu đồng. Đến ngày 17/11/2019, hai bên hoàn thành thủ tục pháp lý, Xuyên Việt Media thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng là nhà: 110.000.000.
Đồng thời, công ty nộp thuế thay đơn vị cho thuê, số tiền thuế phải nộp bao gồm thuế môn bài: 300 ngàn đồng; thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng; Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng. Tổng cộng là 12.3 triệu đồng.
Tiến hành hạch toán chi phí
Hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng theo quy định để được giảm thuế
Cách hạch toán chi phí tiền thuê văn phòng như sau:
Ngày 1/1/2017, hạch toán khoản trả trước dựa theo hợp đồng, phiếu chi:
- Nợ TK 331: 10.000.000
- Có TK 111: 10.000.000
Ngày 5/1/2017, sau khi Xuyên Việt thanh toán nốt số tiền trong hợp đồng:
- Nợ TK 331: 110.000.000
- Có TK: 111, 112: 110.000.000
Dựa vào chứng từ thanh toán:
- Nợ TK 242: 120.000.000
- Có TK 331: 120.000.000
Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay đơn vị cho thuê:
- Nợ TK 642 (242): 12.300.000
- Có TK 111, 112: 12.300.000
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96) Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
Phân bổ vào chi phí hàng tháng:
- Nợ TK 642: 10.000.000 (Mục đích thuê làm văn phòng “Quản lý”)
- Có TK 242: 10.000.000
Trên đây là các bước Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới cập nhật năm 2019. Hy vọng với những thông tin hữu ích của GIATHUECANHO sẽ giúp bạn đọc nắm rõ và chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, chứng từ để thuận lợi cho việc hạch toán chi phí.
Thông tin liên hệ:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH GIATHUECANHO.COM
Địa chỉ: Số 1 Ung Văn Khiêm, phường 25, Bình Thành, Hồ Chí Minh
Số điện thoại: 0981 041 694
Email: truongtainang2018@gmail.com
Website: giathuecanho.com.
