Trên thế giới hình thức văn phòng ảo đã phát triển từ rất lâu. Tuy nhiên, tại Việt Nam vẫn còn khá nhiều người bỡ ngỡ và không biết văn phòng ảo là gì, nó được sử dụng với mục đích như thế nào. Để tìm hiểu về hình thức đặc biệt, mời bạn cùng GIATHUECANHO tham khảo những thông tin hữu ích trong bài viết này nhé!
I. Văn phòng ảo là gì?
Bạn từng nghe qua về văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ nhưng không hiểu văn phòng ảo gì? Thực tế đây là một khái niệm dùng để chỉ dịch vụ cho thuê văn phòng dùng để giao dịch, đăng ký kinh doanh mà không cần đến diện diện tích thực tế.
Văn phòng ảo còn có tên gọi khác là văn phòng cho thuê diện tích “0m2”. Tại đây có đầy đủ các dịch vụ như: Địa chỉ giao dịch, số điện thoại, nhân viên lễ tên, biển hiệu, BHXH… Ngoài ta, tại đây còn có dịch vụ cho thuê phòng họp, gặp gỡ đối tác tính phí theo giờ. Khi sử dụng dịch vụ này, bạn không cần phải chuẩn bị các trang thiết bị, đồ đạc mà chỉ cần đặt thêm biển hiệu, logo công ty.
Khi lựa chọn văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn không cần bố trí nhân viên làm việc thường trực. Tại đây có một bộ phận nhân sự riêng, hỗ trợ khách hàng trong việc trả lời điện thoại, email cũng như giấy tờ liên quan. Tất cả các thông tin nhận được sẽ được gửi cho khách hàng nhanh chóng, đúng theo trình tự và quy định.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn văn phòng ảo là gì, có thể hiểu đơn giản như sau: Văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa điểm để doanh nghiệp, công ty đăng ký kinh doanh. Nó giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn so với việc thuê văn phòng tại các tòa nhà.
văn phòng ảo là gì
II. Lợi ích khi lựa chọn thuê văn phòng ảo?
Tại các đất nước phát triển, văn phòng ảo là hình thức khá quen thuộc và thường gặp. Tuy nhiên, hình thức này chỉ mới xuất hiện ở Việt Nam vài năm trở lại.
-
Giảm thiểu tối đa chi phí
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo Hồ Chí Minh khá phổ biến. Đây được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí vốn ban đầu, đặc biệt là tại các khu vực đắt đỏ như TP.HCM. Bạn không phải bỏ ra một số tiền lớn để thuê văn phòng dài hạn hay trang bị thiết bị, máy móc, dịch vụ… Giá thuê dịch vụ văn phòng ảo thường khá rẻ nhưng bạn có thể hưởng đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thật. Tại TPHCM, khu vực sôi nổi với thị trường cho thuê văn phòng ảo nhất có thể Bình Thạnh. Nhu cầu thuê văn phòng ảo Bình Thạnh luôn ở mức cao do lợi thế về vị trí liền kề trung tâm và có mức giá thuê cũng rẻ hơn.
Có thể bạn quan tâm: Hoạch toán chi phí thuê văn phòng vào đâu và cách làm?
-
Địa chỉ uy tín, dễ định vị
Các văn phòng cho thuê thường được đặt ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,.. Với đa phần vị trí ở mặt tiền đường lớn. Do vậy, đối tác, khách hàng của bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được địa chỉ, cũng như tăng thêm phần uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
Hơn nữa, các vị trí này luôn cố định. Mà để có thể tạo dựng được niềm tin đối với đối tác, doanh nghiệp cần phải có địa chỉ kinh doanh, làm việc ổn định. Nó giống như một “hợp đồng bảo hiểm” để khách hàng có thể yên tâm khi làm việc, giao dịch với đơn vị bạn.
van phong ao la gi
-
Đội ngũ lễ lân, nhân viên đại diện chuyên nghiệp
Tại văn phòng ảo có sẵn đội ngũ nhân viên lễ tân, nhân viên đại diện chuyên nghiệp có trách nhiệm cao. Họ làm nhiệm vụ trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp khách, xử lý công việc trong phạm vi cho phép. Các thông tin này sẽ được gửi đầy đủ, chi tiết theo báo cáo công việc hàng ngày thông qua email, giúp bạn dễ dàng kiểm tra, quản lý.
-
Trang bị đầy đủ nội thất, đồ dùng cần thiết
Thiết bị, máy móc văn phòng được trang bị đầy đủ, bao gồm: bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa, Internet tốc độ cao… Không gian làm việc đều bài trí khoa học, chuyên nghiệp, ấn tượng và rộng rãi. Đây cũng là yếu tố giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
-
Vị trí đắt giá tại các khu phố lớn
Thông thường, văn phòng ảo thường được đặt tại các mặt tiền của khu phố lớn, giao thông thuận lợi. Do đó bạn có thể dễ dàng di chuyển đến các địa điểm như ngân hàng, khách sạn, nhà hàng để giao dịch và tiếp khách…
van phong ao mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
-
Thời gian làm việc linh hoạt
Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, không nhất thiết phải đến văn phòng. Thời gian làm việc sẽ linh hoạt hơn, giúp bạn chủ động hơn trong công việc.
-
Tương tác với khách hàng mọi lúc mọi nơi
Việc kết nối tương tác với đối tác, khách hàng diễn ra thuận lợi hơn nhờ hệ thống thông tin liên lạc được trang bị giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… một cách nhanh chóng, chính xác.
III. Những hạn chế của dịch vụ văn phòng ảo
-
Hạn chế về mặt pháp lý
Dịch vụ văn phòng ảo đã không còn quá xa lạ đối với mọi người, tuy nhiên trên phương diện pháp lý thì loại dịch vụ này vẫn còn mới. Việc cấp phép kinh doanh chưa được xử lý triệt để. Nhưng nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ, cùng với các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ của chính phủ, nên điều luật liên quan đến văn phòng ảo đã có nhiều sửa đổi. Cho nên, nếu các doanh nghiệp có giao dịch rõ ràng với khách hàng, có giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ, thì việc xin cấp phép kinh doanh không quá khó khăn
-
Hạn chế về thời gian
Đây là văn phòng ảo nên không có vị trí phòng họp cố định. Do vậy, việc gặp gỡ đối tác sẽ trở nên khó khăn hơn. Muốn gặp đối tác để trao đổi công việc thì phải lên lịch và đặt trước với bên cho thuê để họ xếp lịch. Vì trong một tòa nhà văn phòng cho thuê có quá nhiều doanh nghiệp nên lịch hẹn có thể bị trùng. Đây là điểm hạn chế của loại hình này.
một số điểm hạn chế của van phong ao
-
Hạn chế trong việc tương tác
Bạn sẽ không có cơ hội tương tác trực tiếp với những thông tin, tài liệu được chuyển đến văn phòng. Bạn phải đợi nhân viên lễ tân tại địa chỉ văn phòng ảo hỗ trợ tiếp nhận và chuyển qua cho bạn.
-
Phát sinh chi phí
Giá thuê văn phòng có thể sẽ phát sinh thêm khi chúng ta sử dụng phòng họp hoặc một số chi phí ngoài ý muốn.
-
Không đảm bảo sự riêng tư
Việc không đảm bảo riêng tư và ổn định vị trí ngồi làm trong khi làm việc sẽ gây khó khăn cho nhân viên.
IV. Đối tượng thuê văn phòng ảo?
Tùy thuộc vào mục tiêu hướng tới mà có nhiều đối tượng thuê văn phòng ảo khác nhau.
-
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thêm chi nhánh
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng khi mở rộng chi nhánh thường tìm đến văn phòng ảo. Như vậy sẽ phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tối ưu được nhân sự, tận dụng nguồn lực và tài nguyên sẵn có.
-
Các doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm văn phòng tại Việt Nam
Các doanh nghiệp nước ngoài thuê văn phòng ảo trong thời gian ngắn hạn với mục đích thăm dò thị trường. Vì nếu muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì sẽ tốn khá nhiều thời gian trong việc làm hồ sơ, thủ tục pháp lý. Nên đây sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất.
-
Các doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện
Việc mở một văn phòng đại diện ủy quyền của công ty sẽ được rút ngắn hơn nhất nhiều khi lựa chọn văn phòng ảo. Bởi những văn phòng này thường nằm ở những vị trí đắt giá, sẽ tạo nhiều thuận lợi trong kinh doanh.
-
Các công ty StartUp
Với các công ty khởi nghiệp có khá nhiều khó khăn trong việc thuê văn phòng, làm thủ tục giấy tờ,… Việc lựa chọn văn phòng ảo sẽ giúp cho công ty được khá nhiều thời gian và chi phí.
dich vu van phong ao phù hợp với nhiều đối tượng
V. Văn phòng ảo có hợp pháp không?
1. Tính hợp pháp của văn phòng ảo
Mặc dù, trong luật doanh nghiệp Việt Nam chưa xuất hiện cụm từ “văn phòng ảo” nhưng đã có quy định rõ ràng về trụ sở giao dịch:
- Phải có đầy đủ địa chỉ giao dịch và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam
- Phải có đầy đủ thông tin về công ty: địa chỉ ở đâu, số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,…, kèm theo số điện thoại và số phát nếu có.
Do đó, hiện nay việc sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở kinh doanh là hoàn toàn phù hợp với luật doanh nghiệp Việt Nam. Chưa có cơ chế nào xử lí đối với vấn đề này. Các doanh nghiệp cũng không bị làm khó trong việc thành lập và vận hành doanh nghiệp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải trung thực khi khai báo thông tin trụ sở kinh doanh với Sở kế hoạch và đầu tư nhé.
van phong ao là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn
2. Ý kiến chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo
Loại hình văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đã các chi phí thuê văn phòng, giúp tiếp cận với khách hàng tiềm năng ở mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, có nhiều ý kiến xoay quanh về vấn đề văn phòng ảo. Có người cho rằng việc doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo sẽ dễ trốn thuế, làm việc trái pháp luật.
Theo ý kiến của chuyên gia về dịch vụ này, dù là văn phòng ảo hay thật đều hoạt động có mục đích riêng, có người giám sát. Có làm những việc trái pháp luật hay không điều đó không phụ thuộc vào việc sử dụng văn phòng ảo. Nó phụ thuộc vào chính người điều hành, giám sát doanh nghiệp đó. Vì trước đây, khi mô hình văn phòng ảo chưa ra đời thì vẫn tồn tại tình trạng này.
Văn phòng ảo hay thật không quan trọng. Vấn đề cốt lõi ở đây là nên quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở, văn phòng. Bởi mỗi doanh nghiệp đều có người đại diện, người đứng đầu. Và chính những người đó sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của doanh nghiệp.
VI. Có nên thuê văn phòng ảo không?
Sau khi tìm hiểu về văn phòng ảo là gì, vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp, công ty phân vân về việc có nên lựa chọn hình thức này hay không. Thực tế cho thấy, việc sử dụng loại hình văn phòng ảo mang lại rất nhiều lợi ích, đem lại hiệu quả kinh tế cao. Nó mang đến cho bạn một địa chỉ làm việc, đón tiếp đối tác chuyên nghiệp, thuận lợi. Từ đó tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng tầm uy tín của đơn vị trong mắt khách hàng.
Đặc biệt là hiện nay, các dịch vụ cho thuê văn phòng cung cấp dịch vụ tương đối chất lượng, có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. Giá thuê văn phòng cũng khá rẻ, phù hợp với đại đa số các doanh nghiệp nhỏ hay mới bắt đầu khởi nghiệp.
văn phòng ảo tiếng anh là gì
VII. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín tại TPHCM
Để không tốn tiền vô ích khi đi thuê mô hình văn phòng này. Bạn cần lưu ý một số điều sau đây:
-
TÌm hiểu kĩ đối tác cho thuê văn phòng là ai
Đầu tiên khi quyết định đi thuê văn phòng ảo bạn nên tìm hiểu kĩ đối tác cho thuê là ai. Hiện nay, mạng Internet phát triển, việc tìm kiếm thông tin về dịch vụ bạn định sử dụng không còn khó khăn. Vì vậy nên thăm hỏi, tìm kiếm các thông tin về đối tác một cách kĩ càng để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra.
Bên cạnh đó, bạn cần đối tác cho thuê đưa ra hợp đồng cho thuê rõ ràng: địa chỉ thuê, giá cả thuê, các tiện ích được phép sử dụng của văn phòng,…
-
Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng
Hợp đồng cho thuê cần được soạn thảo đầy đủ chi tiết, rõ ràng, không mập mờ. Ít nhất là có các thông tin sau:
- Thông tin cơ bản về bên thuê và bên cho thuê
- Thời hạn hợp đồng là bao lâu
- Giá thuê của văn phòng như thế nào
- Thông tin về địa chỉ của văn phòng
- Các quy định khi chấm dứt hợp đồng.
-
Đến tận nơi xem xét
Bạn nên đến tận nơi để xem xét văn phòng cho thuê có đúng như mô tả không. Vị trí, địa chỉ có đúng như đã đề cập ở hợp đồng hay không. Cơ sở vật chất còn tốt hay không.
kinh nghiệm tìm các văn phòng ảo uy tín
VIII.Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo
-
Địa điểm đặt văn phòng ảo
Không nên chọn các văn phòng trong hẻm nhỏ, khó tìm. Mặc dù chi phí có giảm đi đôi chút, nhưng như vậy sẽ làm địa chỉ công ty của bạn khó tìm kiếm hơn.
Hãy chọn nơi dễ tìm kiếm, định vị được trên Google Map để khách hàng tìm đến công ty bạn dễ dàng hơn.
Nếu công ty bạn kinh doanh về mảng du lịch, bất động sản, dịch vụ thì nên đặt văn phòng tại trung tâm thành phố là điều quá tốt.
-
Tính pháp lý của văn tòa nhà
Khi muốn chọn tòa nhà nào đặt làm văn phòng ảo thì phải tìm hiểu tính pháp lý của tòa nhà thật rõ ràng. Hãy đến trực tiếp tòa nhà để trao đổi với nhân viên kĩ lưỡng hơn về vấn đề này. Vì nếu bạn chọn phải tòa nhà đang gặp vấn đề pháp lí sẽ khiến công việc kinh doanh của bạn gặp trở ngại.
Vì vậy, hãy kiểm tra xem tòa nhà có thuộc diện được áp dụng văn phòng ảo hay không bằng các hợp đồng mẫu, công ty đang vận hành.
-
Bảng giá dịch vụ văn phòng
Truy cập vào website cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ để tham khảo giá thuê.
Cân nhắc, so sánh khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Xem thử với mức giá đó thì giá trị mình nhận lại được có xứng đáng hay không.
Thông thường sẽ có những chương trình ưu đãi đặc biệt. Nên bạn hãy liên hệ để có được chính sách ưu đãi tốt nhất nhé.
nhiều điểm tiện lợi khi sử dụng loại hình văn phòng ảo
-
Tham khảo điều khoản hợp đồng
Điều khoản hợp đồng chính là ràng buộc giữa đơn vị cho thuê và người thuê. Các vấn đề về thời gian thuê, giá cả,… phải được thỏa thuận phù hợp
Xem xét các chính sách dịch vụ đi kèm, hãy làm rõ vấn đề này để doanh nghiệp không bỏ qua tiện ích nào và hoạt động hiệu quả hơn
Chú ý các quy định khi hủy hợp đồng, thanh lý hợp đồng
Các cam kết về những điều nên làm và không bên làm của hai bên
- Thời gian thuê văn phòng ảo
Đây cũng là một điểm đáng lưu ý khi đi thuê văn phòng. Thông thường, một hợp đồng cho thuê văn phòng ảo kéo dài từ 6 tháng đến vài năm. Nhưng bạn nên kí 12 tháng cho mỗi hợp đồng. Bởi đây là khoảng thời gian thích hợp để bạn nâng cấp văn phòng hoặc chuyển sang loại hình khác.
Tuy nhiên, bạn cần nên định hướng rõ mục tiêu lâu dài cho doanh nghiệp. Hạn chế việc thay đổi địa chỉ công ty thường xuyên. Như vậy sẽ rất tốn kém.
Đó là 5 điểm bạn cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo. Tốt nhất hãy lựa chọn một đơn vị chuyên về dịch vụ cho thuê văn phòng đáng tin tưởng để bạn gửi gắm doanh nghiệp của mình. Có như vậy, việc kinh doanh của bạn sẽ nhanh chóng phát triển với chi phí tốt nhất.
Lời kết
Ở nước ngoài, hình thức văn phòng ảo rất phổ biến và được ưa chuộng. Nó mang đến những lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí vốn ban đầu không nhỏ. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc văn phòng ảo là gì, hãy liên hệ cho GIATHUECANHO. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu tìm văn phòng ảo cho thuê, hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn không gian làm việc chuyên nghiệp, đẳng cấp với mức chi phí hấp dẫn.
Địa chỉ văn phòng: 51E Lê Trực, phường 7, quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.
Hotline: 0981 041 694
Email: truongtanang2018@gmail.com.
